Quelques pratiques efficaces pour des réunions à distance plus accessibles

Participer à une rencontre à distance		

Le contexte

Les plateformes de réunion à distance permettent de rejoindre un plus grand nombre de participantes qui n’auraient pas pu se déplacer vers un lieu unique de rencontre pour des raisons variées (distance, accessibilité, ressources, etc).
Lorsqu’on envisage de réaliser une rencontre à distance, l’application de bonnes pratiques importe tout autant, si ce n’est parfois plus, que l’aspect technologique en soi.
En effet, même si vous trouvez la solution technologique la plus développée possible, l’expérience d’une rencontre à distance peut vite devenir désagréable, voire difficile sans l’application de quelques pratiques simples mais essentielles.

1. Avant la rencontre

Si vous recevez un lien et des indications de connexion à une plateforme de réunion à distance, cliquez sur le lien et vérifiez que vous arrivez bien à vous connecter. Réaliser ce test permet d’anticiper et donc d’éviter un éventuel problème de connexion le jour de votre rencontre.
Il est possible que des problèmes techniques se manifestent. Vérifiez avec l’organisatrice de la rencontre quel est le plan B prévu en cas de déconnexion. Vous serez ainsi moins prise au dépourvu si cela devait se produire pendant la rencontre.
Prenez connaissance à l’avance de la procédure d’assistance prévue et des personnes ressources à contacter si vous aviez besoin d’assistance le jour j.
Si un test technique est prévu à l’avance, participez-y. Il s’agit d’un moment important lors duquel vous pourrez tester votre matériel et poser toutes les questions nécessaires pour bien vous préparer à la rencontre.
Prenez connaissance des modes d’interaction disponibles sur la plateforme choisie (clavardage, audio, vidéo, options non-verbales). Les tests préliminaires seront un bon moment de vérifier que la plateforme choisie est facile à comprendre et qu’elle s’adapte à vos besoins.
Si des documents spécifiques vous sont envoyés à l’avance, n’hésitez pas à les consulter si possible. Vous pourrez ainsi avoir le temps de les consulter à votre rythme et vous préparer à en discuter le jour venu. Si ces documents ne vous sont pas accessibles, vous aurez ainsi plus de temps pour demander des clarifications ou un format alternatif à l’organisatrice.

2. Pendant la rencontre

Prévoyez d’utiliser un casque micro dans la mesure du possible. L’utilisation de haut-parleurs est déconseillée, selon les contextes, car ils provoquent un retour de son qui peut être désagréable.
Pensez à couper le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas pour éviter les retours de son ou les bruits parasites. Cela se produit surtout lorsqu’il y a beaucoup de personnes connectées en même temps.
N’hésitez pas à demander à l’animatrice des précisions ou des rappels d’ordre du jour si besoin.
Une fois les temps et modes d’échange validés par tout le monde, assurez-vous de vous y conformer pour que tout le monde puisse participer avec le plus de clarté et de fluidité possible.
N’hésitez pas à indiquer à l’animatrice que la discussion va trop vite et que vous avez du mal à suivre. À l’inverse, assurez-vous de respecter les temps et rythmes de prise de parole pour ne pas perdre des participantes en cours de route.
Soyez attentive aux tours de parole sur place mais aussi à distance, en cas de rencontre hybride.
En cas de déconnexion, ne pas paniquer. La plupart des plateformes de visioconférence, comme zoom.us, tentent de rétablir la connexion automatiquement. Vous pourrez gérer cette situation plus facilement si les participantes ont été informées à l’avance du fonctionnement de la plateforme. Il ne faut donc pas négliger les étapes préliminaires à la rencontre.
Dans le cas des rencontres hybrides, où il y a un groupe de participantes rassemblées dans la même salle et des personnes connectées à distance, il faut éviter que la conversation se passe entre les personnes sur place à un rythme qui exclut les participantes en ligne.
Veillez à ce que toutes les participantes soient inclues dans la rencontre tant par le rythme des tours de parole que par la posture des participantes dans la salle. En effet, attention à ne pas tourner le dos à la caméra, comme la personne dans l’encadré rouge de l’exemple ci-dessous.

Conception rédaction	Lise Chovino
(Centre de documentation sur l’éducation des adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Appuyée par	François Dallaire
(Centre de documentation sur l’éducation des adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Graphisme	Studio L.T.	
		
Relecture	Héloïse Panhard	
		
Publié par	Centre de documentation sur l’éducation
des adultes et la condition féminine
CDÉACF

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Téléphone sans frais : 1 866 972 1180
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Site internet : www.cdeacf.ca

Montréal, novembre 2018	
	Ce projet est financé par le Programme d’action communautaire sur le terrain de l’éducation (PACTE) du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec.